Drei Erfolgsgeschichten für Feiertagsstimmung

Die OneCall-Erfolgsgeschichte

Optimierung der Außendienstprozesse

OneCall, ein bedeutender Dienstleister mit rund 3.000 engagierten Mitarbeitern, der auf essenzielle Haushaltsdienstleistungen spezialisiert ist, arbeitete mit uns zusammen, um gezielt die Effizienz seiner Kernprozesse zu steigern: Auftragsbearbeitung und Aufgabenverteilung. Zunächst begannen wir mit einer gründlichen Analyse ihres bestehenden Arbeitsablaufs, was uns wiederum ermöglichte, einen optimalen Plan für ihre Abläufe zu erstellen. Unser Projekt konzentrierte sich anschließend auf die Bereitstellung gezielter prozessualer und technologischer Optimierungen, damit ihr Service-Workflow vollständig verschlankt werden konnte.

Wichtige Projektergebnisse

Die strategischen Änderungen, die wir implementiert haben, führten zu wesentlichen Leistungssteigerungen entlang ihrer gesamten Service-Lieferkette:

• Verbessertes Kundenerlebnis: Wir haben die anfängliche Kundeninteraktion optimiert, indem wir die Anzahl der für die Einreichung einer Serviceanfrage erforderlichen Schritte um 30 % reduziert haben, was die Benutzererfahrung (UX) verbessert und zu einer Steigerung der Lead-Generierung um 10–15 % geführt hat.
• Schnellere Terminplanung: Die interne und externe Koordination wurde vereinfacht und automatisiert, indem die für die Kalenderabstimmung von Terminen notwendigen Schritte um 30 % reduziert wurden. Dieser Schritt trug wesentlich dazu bei, die Zeit für interne Kommunikation und Routineaktionen zu verkürzen.
• Beschleunigte Datenverarbeitung: Wir erreichten eine Steigerung der Datenverarbeitungsgeschwindigkeit um 50 % durch die Optimierung der Benutzeroberfläche und der Backend-Datenanzeige. Wir haben eine umfassende Arbeitsumgebung geschaffen, die alle von ihnen verwendeten Tools und Informationssysteme konsolidiert und in einer sowohl bequemen als auch effektiven Benutzeroberfläche zusammenfasst.

Und das Beste daran? Die gesamte Arbeit wurde speziell auf die genauen Bedürfnisse von OneCall zugeschnitten, und wir haben sie so reibungslos implementiert, dass sie keinen einzigen Moment wertvoller Zeit verloren haben!

Technologische und prozessuale Innovationen

Die Geschwindigkeitssteigerung wurde hauptsächlich durch strategische technologische Anpassungen erzielt:

• Schnellsuchtabelle (Quick Search Table): Wir entwickelten eine optimierte Anzeige, die über 1.000 Datensätze in einer schnell ladenden, durchsuchbaren Tabelle präsentierte. Diese Innovation reduzierte die Zeit, die Mitarbeiter für die Suche nach und die Interaktion mit bestehenden Aufträgen benötigten, drastisch.
• Inline-Aktionen (Inline Actions): Der Arbeitsablauf der Benutzer wurde durch das Hinzufügen von Inline-Bearbeitungselementen und Schnelltasten direkt in der Datentabelle vereinfacht, wodurch die Navigation zwischen Bildschirmen minimiert und die Aufgabenerledigung beschleunigt wurde.

Zukunftsfähige Plattform

Über die unmittelbaren Prozessverbesserungen hinaus war die umfassende Aktualisierung des bestehenden Technologie-Stacks von OneCall ein entscheidender und vielleicht interessantester Aspekt dieses Projekts. Diese Modernisierungsmaßnahme stellt sicher, dass ihre Plattform skalierbar, wartbar und bereit ist, zukünftiges Geschäftswachstum und Innovation zu unterstützen.

Die Erfolgsgeschichte von Electronic Stock

Optimierung der Beschaffung seltener Elektronik

Electronic Stock ist in einem hochspezialisierten Nischenmarkt tätig und zwar konzentriert sich das Unternehmen auf die Suche und den Verkauf seltener und oft nicht mehr produzierter elektronischer Bauteile. Die Herausforderung bestand für sie allerdings in der Bewältigung einer großen Menge unstrukturierter Kundenanfragen, die über zahlreiche Kanäle – darunter Foren, Feedback-Formulare und diverse E-Mail-Anhänge (wie PDFs) usw. – eingingen. Infolgedessen erforderte dies einen erheblichen manuellen Bearbeitungsaufwand, der wertvolle Zeit in Anspruch nahm, bevor die eigentliche Komponentensuche überhaupt beginnen konnte.

Die Herausforderung: Manuelle Überlastung

Vor unserer Intervention war der Arbeitsablauf ineffizient:

• Unterschiedliche Anfragen: Anfragen trafen in verschiedenen Formaten und an verschiedenen Orten ein, was eine ständige Überwachung erforderte.
• Zeitaufwändige Erfassung: Mitarbeiter extrahierten Daten manuell aus diversen Anhängen (PDFs) und Nachrichten.
• Komplexe Suche: Nach der Erfassung musste eine manuelle Suche in Datenbanken durchgeführt werden, verbunden mit mühsamen Gegenprüfungen, um funktionale Analoga oder Äquivalente für die seltenen Teile zu finden.

Die Lösung: Optimierter Arbeitsablauf und Automatisierung

Unser Projekt konzentrierte sich auf die Schaffung eines kohärenten und strukturierten Systems zur Bearbeitung von Anfragen. Wir optimierten und zentralisierten den gesamten Prozess, einschließlich der KI-gestützten Automatisierung wichtiger Schritte innerhalb der E-Mail-Antwortketten.

Wichtigstes Ergebnis

Durch die Standardisierung der Datenerfassung und die Integration des Antwortprozesses erzielten wir eine entscheidende Verbesserung:

Die Zeit, die vom ersten Eingang einer Kundenanfrage bis zum Versand der ersten Antwort-E-Mail verging, wurde um über 50 % reduziert.

Dieser Effizienzgewinn ermöglichte es Electronic Stock, schneller auf Kunden zu reagieren, die internen Beschaffungsbemühungen zu rationalisieren und ihre Expertise auf die Suche nach diesen entscheidenden, schwer zu findenden Komponenten zu konzentrieren.

Die IAC-Automatisierungs-Erfolgsgeschichte: Hilfe schneller geliefert

IAC ist eine gemeinnützige Organisation (NGO), die auf dem Höhepunkt ihrer Arbeit in der Ukraine für die Verteilung wichtiger Hilfsgüter an über 10.000 Menschen gleichzeitig verantwortlich war. Das schiere Arbeitsvolumen in ihrem operativen Kernzyklus zehrte jedoch massiv an den Ressourcen.

Die Betriebliche Herausforderung

Der Prozess von Anfang bis Ende war umfangreich und ressourcenintensiv:

• Entgegennahme der Anträge von Familien.
• Dokumentenprüfung und -validierung.
• Verwaltung des Antragspools (Sortierung und Priorisierung).
• Logistik der Hilfsgüterverteilung (Organisation und Ausführung).
• Buchhaltung und Berichterstattung.

Vor unserer Unterstützung führte der manuelle Aufwand, den dieser Zyklus erforderte, dazu, dass die Organisation kritisch eingeschränkt war. Es fehlte ihr an den Ressourcen, um der massiven Nachfrage effizient nachzukommen, was oft zu erheblichen Verzögerungen führte.

Die Lösung: Zyklusoptimierung

Wir führten zunächst eine tiefgehende Analyse durch und optimierten anschließend den gesamten End-to-End-Zyklus erfolgreich und automatisierten ihn. Indem wir Prozesse rationalisierten, Verifizierungsschritte digitalisierten und die Verwaltung des Antragspools optimierten, bewirkten wir somit eine grundlegende Verschiebung ihrer Betriebskapazität.

Unser innovatives Verteilsystem wurde entwickelt, um Kernprobleme zu beheben, indem es manuelle Überlastung eliminierte und menschliche Fehler sowie potenzielle Betrugsfälle signifikant reduzierte. Dies ermöglichte es uns, Menschen schneller und wesentlich effektiver zu helfen.

Wichtigstes Ergebnis und Auswirkungen

Das Ergebnis war transformativ:

Wir reduzierten die für den gesamten operativen Zyklus aufgewendete Zeit um mehr als die Hälfte (über 60 %).

Drastische Reduktion war der Schlüssel. Die IAC konnte ihre Arbeitslast problemlos bewältigen. Zudem schuf dies freie Kapazitäten und Zeit für Mitarbeiter. Die Effizienz unseres Ansatzes war bemerkenswert. Die Methodik weckte großes Interesse. Wichtige internationale Organisationen zeigten Interesse. Dazu gehören die UN und USAID.

Dieses Projekt demonstriert den Nutzen von KI-Automatisierung. Sie steigert die Kapazitäten kommerzieller Unternehmen. Gleichzeitig trägt sie entscheidend zur humanitären Wirkung bei. Dies verstärkt essentielle karitative Arbeit.